Operacionalize o trabalho remoto

Quase 80% dos entrevistados da primeira “Pesquisa Global sobre Trabalho Remoto” da Deloitte para a área tributária afirmaram permitir que suas organizações possuam algum nível de trabalho remoto ou híbrido. No entanto, muitas empresas estão se esforçando para identificar qual é a melhor abordagem para operacionalizar sua política de trabalho remoto, de forma que aprimore suas estratégias de talentos, ao mesmo tempo em que gerenciam a complexidade da conformidade fiscal e dos riscos do negócio.

A Deloitte entrevistou mais de 820 profissionais em todo o mundo, das práticas de impostos, recursos humanos (RH), finanças, mobilidade e folha de pagamento. Os entrevistados foram questionados sobre a forma como lidam e respondem às práticas e políticas do trabalho remoto e híbrido, além de entender suas percepções sobre a jornada de trabalho global remota.

O que você pode fazer para acelerar a operacionalização do trabalho remoto da sua organização?

A partir dos resultados da pesquisa global da Deloitte, em conjunto com entrevistas com líderes e com a experiência da Deloitte, construímos cinco passos capazes de acelerar a operacionalização do trabalho remoto da sua organização.

Cinco medidas a serem tomadas para operacionalizar o trabalho remoto da sua organização

1. Alinhe seu modelo de trabalho remoto à estratégia organizacional

As abordagens para permitir o trabalho remoto variam e as filosofias que vão desde uma negativa constante – em que o trabalho remoto doméstico ou internacional não é permitido; até um formato em que as organizações são inspiradas a serem extremamente compreensíveis, implementando uma política sem limitações de “espaço”. A maioria fica em algum lugar intermediário entre as duas opções. Segundo a pesquisa, 80% das organizações permitem alguma forma de trabalho remoto e híbrido.

Pouco mais da metade dos entrevistados (53%) afirmam permitir que os profissionais trabalhem de forma híbrida – em outras palavras, com um número de dias pré-definido em que eles devem ir ao local de trabalho designado e que podem trabalhar remotamente. Outros 27% afirmam permitir que os funcionários trabalhem de forma totalmente remota, sem exigir a presença física no local. E cerca de um em cada dez dos entrevistados dizem que atualmente não permitem o trabalho híbrido ou remoto.

Para cada modelo existe uma abordagem diferente – não existe uma solução universal e sempre dependerá da cultura e visão da sua empresa em relação ao trabalho remoto e à estratégia geral. Como líder, é possível iniciar a jornada identificando o objetivo do negócio e desenhando uma política de trabalho remoto que facilite e viabilize a estratégia organizacional – podendo ser, por exemplo, a diversificação da forma de pensar e agir, oferecendo maior flexibilidade e aumentando a produtividade e satisfação.

Se sua organização depende de profissionais no local de trabalho, a política correta pode ser a não permissão de solicitações para trabalhar remotamente, com exceção de circunstâncias específicas. Agora, se sua estratégia é buscar talentos ao redor do mundo, você pode querer se concentrar no desenvolvimento de seus modelos de trabalho internacional – isso pode exigir que você aceite certos riscos ou custos para alcançar seu objetivo.

Para implementar uma política de trabalho remoto bem-sucedida, você deve alinhar sua estratégia de trabalho remoto à estratégia de negócios, além de colaborar entre as funções de RH, mobilidade e fiscal.

2. Avalie o risco

Para utilizar os benefícios que os formatos de trabalho remoto e híbrido oferecem, e evitar qualquer exposição à riscos, as organizações precisam se alinhar internamente em relação ao risco corporativo e, em seguida, avaliar a implementação de proteções apropriadas para permitir esses modelos de trabalho. As “linhas de proteção” são os limites acordados com base na disposição ao risco que a empresa possui, e são elas que ditarão as proteções necessárias em uma política de trabalho remoto.

Para organizações que buscam incorporar um modelo bem-sucedido desse tipo de trabalho, é essencial trabalhar com o apoio das diversas funções da empresa, adotando uma perspectiva ampla. Será necessário preparar a liderança e coordenar as diferentes partes interessadas (áreas de tributos, compliance, mobilidade global, talentos, RH, folha de pagamento, jurídico, privacidade de dados e tecnologia) a fim de articular e alinhar as prioridades de uma abordagem abrangente capaz de construir uma estratégia da força de trabalho compatível com o mercado e possível de ser operacionalizada.

É fundamental que as organizações possam saber onde suas equipes estão trabalhando, o que estão fazendo e há quanto tempo o fazem. Existem considerações significativas sobre impostos, responsabilidade corporativa, imigração e duty of care (“dever de cuidadado”, em português, representando o conjunto de ações e obrigações que visam o bem-estar, a segurança e a integridade do profissional) quando lidamos com pessoas podem trabalhar de forma descoberta de atenção e em jurisdições novas e diferentes.

Com a conformidade fiscal e de regulamentações citadas entre os três principais desafios para as organizações, não é surpreendente que as proteção mais comuns tendam a estar ligadas à imigração, direito ao trabalho, limites diários e critérios de elegibilidade, temas que podem expor a organização a riscos fiscais e legais.

Segundo a pesquisa, a proteção mais citada é referente ao direito legal ao trabalho prescrito ao trabalhador (64%).

Embora muitas organizações estejam no caminho da formalização de suas proteções para o trabalho remoto, algumas admitem que ainda não estão prontas. Quase um quarto dos entrevistados (23%) afirmam que seus prazos ainda estão sendo considerados, e 30% afirmam que ainda estão pensando em quais proteções inserir ou que não proteção alguma. Esperar por muito tempo para aplicar as restrições apropriadas é um caminho arriscado e que pode comprometer o “dever de cuidar” do empregador, juntamente com uma possível exposição à outros riscos de compliance.

As organizações devem desenvolver um plano de ação capaz de abordar os potenciais riscos de compliance atuais e futuros. É necessário que as empresas implementem diretrizes e proteções em relação às políticas dos trabalhadores remotos, incluindo critérios de elegibilidade e rotas de aprovação, identificação do local e devida diligência associada. Além disso, é preciso adotar uma visão abrangente para que os casos individuais sejam controlados e avaliados (do ponto de vista tributário, compliance do empregador e empregado, perspectiva legal e regulatória) e para que haja um acompanhamento adequado.

3. Identifique os caminhos para a capacitação

Depois de definir e alinhar o quanto a empresa está disposta aos riscos e quais são as proteções apropriadas, as organizações precisam desenvolver uma política que contemple as diretrizes de trabalho remoto nos seguintes contextos:

• O processo de aprovação;
• Os relatórios de folha de pagamento e requisitos de retenção;
• A gestão de pedidos de exceção;
• As consequências do não cumprimento;
• Suas interações com outras apólices, bem como as considerações sobre bem-estar, seguro – incluindo assistência médica, gerenciamento de despesas, estrutura de remuneração e assim por diante.

Segundo os entrevistados, o principal desafio para a capacitação é a política e a regulamentação (46%). Com base em nossa experiência, acreditamos que as organizações estão esforçando-se para entender os regulamentos relevantes e definir estruturas de governança apropriadas para suas políticas, refletindo um nível de controle adequado em relação aos seus riscos.

Uma das principais barreira para a capacitação de muitas organizações tem sido a identificação de onde o trabalho remoto é gerenciado dentro de uma empresa. Essa dúvida surge devido a combinação de talentos e implicações de conformidade, o que faz com que esse modelo de trabalho não se encaixe, naturalmente, em uma função específica na corporação. Segundo os resultados da pesquisa, mais de 90% das organizações entrevistadas identificaram a necessidade de um representante para o projeto de trabalho remoto e para o fluxo de aprovações para as solicitações desse trabalho. Cerca de três quartos dos entrevistados indicaram que o RH seria o principal ou um dos principais representantes para a política de trabalho remoto e que o gerente da unidade de negócios seria o principal aprovador das solicitações. Essa abordagem foi amplamente consistente em todos os setores, regiões e tamanhos de empresa.

4.Determine a melhor forma de gerenciar seus profissionais remotos

Apesar de muitas organizações desejarem aprimorar seu compliance e mitigar os riscos de suas políticas de trabalho remoto, nossa pesquisa aponta que ainda há uma lacuna em algumas empresas em relação a capacidade de gerenciar e aplicar as proteções implementadas.

O rastreamento pode ser uma ferramenta crucial para a mitigação de riscos do trabalho remoto, uma vez que ele permite que a organização saiba onde suas equipes estão trabalhando fisicamente. Sem o rastreamento adequado, o trabalho transfronteiriço pode resultar em uma exposição de impostos sobre empregos e de impostos corporativos, além de riscos jurídicos mais amplos. Embora existam ferramentas apropriadas para o rastreamento dos funcionários, como o acesso à VPN, por exemplo, muitas empresas hesitam em implementá-las por meios involuntários devido à percepção de violações de privacidade ou ao medo de quebrar a confiança dos profissionais. Lacunas nas capacidades e na utilização de tecnologia também podem desempenhar um papel crítico nessa jornada.

Quanto melhor a tecnologia utilizada para o acompanhamento de profissionais, mais insights e análises a organização terá – o que leva a projetos mais eficientes, melhor capacitação e cuidado intensificado com as equipes, com experiências aprimoradas das pessoas e conformidade fiscal e regulatória mais robusta. A tecnologia também é fundamental para garantir que as informações relevantes sejam reabastecidas nas áreas de folha de pagamento, jurídico, auditoria interna e impostos corporativos.

Ter soluções digitais adequadas para apoiar na gestão de questões de conformidade fiscal pode ajudar a identificar onde os funcionários estão trabalhando e permitir a triagem e as tomadas de decisão de forma assertiva. Além disso, tecnologias e ferramentas que rastreiam e analisam os locais dos trabalhadores, e educam as partes interessadas sobre as ações capazes de mitigar riscos podem apoiar a manter uma estratégia de trabalho remoto bem-sucedida.

5. Mantenha-se conectado à estratégia de talentos a longo prazo

Reserve um tempo para reavaliar as políticas de trabalho remoto, garantindo que estejam conectadas com a experiência do funcionário e com a estratégia de talentos. Quando os entrevistados foram perguntados sobre o motivo de estarem implementando o trabalho remoto, algumas das respostas mais frequentes da pesquisa incluíram “melhorar a experiência do funcionário” (84%), “expandir o banco de talentos” (59%), “promover diversidade e inclusão” (39%) e “permitir uma carreira alternativa para os funcionários” (10%).

Esses dados reforçam o fato de que o trabalho remoto veio para ficar como uma das principais estratégias para a área de talentos. Além disso, eles sugerem que as organizações estão atentas às tendências da força de trabalho no momento de pós-pandemia, a fim de garantir que sejam competitivas em relação ao mercado e alinhadas com seus objetivos de expansão do banco de talentos, apoio à diversidade e impulsionamento das metas de sustentabilidade.

Como o trabalho remoto se relaciona com as necessidades dos profissionais?

No mercado atual, todos os caminhos direcionam para a reinvenção do trabalho, alcançando uma abordagem personalizada. Embora os incentivos possam ser semelhantes entre os setores, o impacto sobre as pessoas, seu propósito, o trabalho que realizam e onde e como o fazem, será diferente para cada indústria, negócio e função. Para desbloquear o potencial que está em progresso, é hora dos líderes mudarem seus pensamentos sobre o futuro do talento e a natureza do trabalho.

Sobre a pesquisa

A pesquisa online da Deloitte esteve em campo entre os dias 11 e 31 de agosto de 2022, e obteve respostas de 822 participantes, representando uma ampla variedade de regiões, setores, tamanhos de empresas e funcionalidades. Durante setembro de 2022, a Deloitte também conduziu uma série de entrevistas individuais aprofundadas com líderes de RH, mobilidade e impostos, a fim de obter informações adicionais.

Participantes da pesquisa (% dos entrevistados; n = 822) em 45 países

Modelo organizacional

• 67% de organizações globais;
• 12% um país, vários locais;
• 11% regionalmente, em vários países;
• 10% localmente, em um país com geografia limitada.

Em que momento você está na sua jornada de trabalho remoto?

O futuro do trabalho remoto em cada organização é uma jornada que está em progresso e é contínua. Para serem bem-sucedidas, as organizações precisarão ser ágeis, incentivarem a melhoria contínua e permanecerem prontas para atualizar suas políticas à medida em que as necessidades e as regras fiscais e legais evoluírem.

Download do relatório: “Pesquisa Global sobre Trabalho Remoto”